Zamówienia na miarę

Zamówienia na miarę

Przystępując do realizacji projektów w ramach dofinansowania unijnego należy pamiętać, iż zakup towarów lub usług musi się odbywać zgodnie z zasadami ściśle określonymi przez Ministerstwo Rozwoju. Co oznacza, że nie możemy dokonać zakupów w ramach projektu kiedy chcemy, jak chcemy i od kogo chcemy. Procedura zakupów towarów i usług musi być zgodna z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, a przede wszystkim z rozdziałem 6 – Wspólne warunki i procedury w zakresie kwalifikowalności wydatków, który określa zasady udzielania zamówień. Zasady w zakresie kwalifikowalności wydatków obejmują zarówno beneficjentów, którzy otrzymali dofinansowanie jak również wnioskodawców, którzy złożyli wniosek i nie czekając na rozstrzygnięcie konkursu realizują projekt.

Zanim jednak przejdziemy do omówienia udzielania zamówień w ramach realizacji projektu, warto podkreślić, iż już na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie musimy mieć na uwadze wytyczne dokumentacji i przeprowadzić szacowanie ceny, w celu określania wartości planowanych do poniesienia kosztów. Szacowanie ceny to nic innego jak rozeznanie ofert na zakupy i usługi, które planujemy kupić w ramach projektu. Należy zatem wysłać pytanie o cenę do przynajmniej 3 podmiotów (dla jednego produktu lub usługi), a następnie uśrednioną wartość wpisać jako cenę planowanego do poniesienia kosztu. Szacowanie ceny najlepiej przeprowadzić wysyłając e-maile do podmiotów oferujących dany produkt lub usługę. Pozwoli to nam w razie konieczności udowodnić, że kwoty wpisane we wniosku o dofinansowanie są realne – ani zaniżone, ani zawyżone. Z szacowania rynku warto sporządzić notatkę i umieścić ją w dokumentacji naszego wniosku lub prowadzonych zamówień (do celów przyszłej kontroli).

W każdym złożonym wniosku bardzo istotny jest budżet projektu i planowane do poniesienia koszty. W celu zachowania uczciwej konkurencji Ministerstwo Rozwoju określiło wspólne zasady udzielania zamówień dla wszystkich województw w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych.

Zamówienia udzielane w ramach realizacji projektu zostały podzielone na 4 kategorie:

  1. Zamówienia do 20 tys. zł netto
  2. Zamówienia od 20 tys. zł do 50 tys. zł netto
  3. Zamówienia powyżej 50 tys. zł netto
  4. Zamówienia powyżej 30 tys. euro netto

 

Zamówienia do 20 tys. zł netto

Jeśli wartość zamówienia nie przekracza 20 tys. zł netto musimy jedynie pamiętać aby wydawać pieniądze w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny. W tej kategorii nie ma ścisłych wytycznych co do przeprowadzania zapytań ofertowych, dlatego wystarczy jeżeli zrobimy oszacowanie ceny. Zamówienia możemy udzielić podmiotowi, który zaproponował cenę najniższą lub średnią cenę spośród zebranych ofert.

Zamówienia od 20 tys. zł do 50 tys. zł netto

W przypadku wydatków od 20 do 50 tysięcy złotych netto wydatki powinny być ponoszone w drodze przeprowadzenia i udokumentowania rozeznania rynku. W celu przeprowadzenia rozeznania rynku należy umieścić zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej lub wysłać je do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców (o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia). Mimo, iż wytyczne mówią o wykonaniu jednej z opcji zalecamy umieszczenie zapytania na stronie oraz wysłanie do 3 potencjalnych wykonawców. Wówczas mamy pewność, iż instytucja nadzorująca projekt uzna nasze rozeznanie rynku za rzetelne i efektywne. W celu udokumentowania, iż przeprowadziliśmy rzetelnie rozeznanie rynku należy przedstawić co najmniej wydruk zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej (po dodaniu na stronę warto zrobić zrzut ekranu), potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców oraz otrzymane oferty. W przypadku, gdy nie otrzymamy żadnej oferty warto przedstawić wydruki stron internetowych z opisem towaru lub usługi i ceną lub wydruków maili z informacją na temat ceny za określony towar lub usługę. Dodać trzeba, że w tej kategorii zamówień konieczne jest posiadanie co najmniej dwóch ważnych ofert. W przypadku gdy nie otrzymamy dwóch ważnych ofert możemy posłużyć się innymi źródłami (wspomnianymi wydrukami stron internetowych lub papierowymi katalogami itp). Za poprawne rozeznanie rynku nie będzie uznane dokonanie wyboru oferty na podstawie ofert telefonicznych.

Rozeznanie rynku przeprowadza się w celu udokumentowania, iż zamówienie zostało zrealizowane po cenie nie wyższej niż rynkowa. Zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wydatków w przypadku zamówień o wartości od 20 do 50 tys. netto zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą nie jest wymagane. W takim przypadku wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę, rachunek lub inny dokument księgowy stanowiący dowód poniesienia wydatku.

Zamówienia powyżej 50 tys. zł netto

Jeżeli zamówienie przekracza 50 tys. zł netto, obowiązuje zasada konkurencyjności, czyli wybór najkorzystniejszej oferty z zachowaniem uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Realizując zamówienie zgodnie z zasadą konkurencyjności należy umieścić zapytanie ofertowe w bazie konkurencyjności (https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/). Ten obwiązek został wprowadzony od 1 stycznia 2016 r. i dotyczy wszystkich zamówień, których szacunkowa wartość przekracza 50 tys. zł. netto. Założenie konta oraz dodawanie ogłoszeń w bazie jest darmowe. Ogłoszenie musi zawierać m.in. nazwę i dane zamawiającego, termin składania ofert, miejsce i sposób ich składania, opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty czy listę dokumentów wymaganych od potencjalnego wykonawcy/dostawcy. Obowiązek ten dotyczy nie tylko beneficjentów, którzy już podpisali umowę o dofinansowanie, ale również wnioskodawców, którzy realizują projekt przed ogłoszeniem wyników konkursu.

Zamówienia powyżej 30 tys. euro netto

Gdy zamówienie przekracza 30 tys. euro zamawiający zobowiązany jest stosować przepisy PZP (Prawo Zamówień Publicznych) jeżeli beneficjent podlega przepisom ustawy PZP (jednostka sektora finansów publicznych, np. samorząd i jego jednostki, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, organy administracji rządowej, itp.). Natomiast jeżeli zamawiający jest przedsiębiorcą nadal stosuje się do zasady konkurencyjności korzystając z bazy.

 

Beneficjent lub wnioskodawca realizując projekt w ramach funduszy europejskich nie może dowolnie dobierać wykonawców dostaw lub usług. Obowiązują go określone zasady, których nieprzestrzeganie grozi poważnymi konsekwencjami, na przykład korektą finansową (czyli zmniejszeniem dotacji). W pierwszym kroku należy rzetelnie oszacować wartość zamówienia. Wtedy dopiero będzie wiadomo, wg jakiej kategorii należy postępować. W każdym wypadku można zastosować procedurę zamówienia bardziej restrykcyjną. Przykładowo dla zamówienia poniżej 20 tys. złotych możemy zrobić rozeznanie rynku albo zapytanie ofertowe zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Skomentuj

*Wymagane pola Please validate the required fields

*

*

Paste your AdWords Remarketing code here